Plantilla de Gastos e Ingresos para Freelance y Autónomos

Perdí el control.

Así es, llegó un momento en el que perdí totalmente el control de mis finanzas.

Si eres autónomo o freelance me entenderás.

Hasta hace muy poco, mirar una hoja de cálculo me hacía entrar en pánico.

Escuchaba a colegas de profesión lo claro que tenían sus gastos, ingresos, beneficios, si podían o no invertir en esto o aquello y yo simplemente no sabía ni cuanto ganaba.

Intenté utilizar programas de contabilidad pero con ninguno conseguía tener una visión clara de como iba el año con un simple vistazo.

Así que decí montarme mi propia plantilla, el sistema que presento lo llevo utilizando desde 2017. Periódicamente lo voy actualizando y ahora sí que me hace sentir que tengo control de todo lo que pasa con mis finanzas.

Qué es lo que contempla:

→ Control de las finanzas mensuales/anuales

→ Rastreo de gastos

→ Ahorro y planificación cuando tienes un ingreso irregular

Cómo se me ocurrió crear una plantilla de control de gastos

La verdad es que esta plantilla de control de gastos me ha llevado un tiempo elaborarla y conseguir que me muestre solo en aquello que realmente me ayuda a tener una visión clara de mi situación financiera.

Esta plantilla es muy diferente de la primera hoja de cálculo que creé pero es normal, poco a poco la voy mejorando y adaptando a las necesidades de cada momento.

Con el tiempo, he aprendido a decidir que es importante incluir y lo que está bien dejar de lado. Queremos hacer las cosas tan simples como sea posible y sólo tan complejas como deban serlo.

En general, he descubierto que la disposición actual es la que funciona para la mayoría de la gente. Con el tiempo, recomiendo personalizarla para que se adapte a tu tipo de negocio y a tus gastos, pero en principio, con los parámetros que hay te servirá para llevar un buen control de entradas y salidas de dinero.

Crear un plan financiero y luego seguirlo es un buen hábito, y queremos que sea lo más fácil posible.

Lo que busco con la plantilla de control de gastos

Para dar cuenta de las cosas que no suceden regularmente y ver el verdadero impacto de mis gastos, es muy importante planificar los doce meses del año.

No tiene porque ser exacto, pero siempre es mejor si puedes hacer una proyección de algunos gastos fijos y de los trabajos recurrentes que vayas a tener.

Muchos freelance tienen problemas para llevar u nseguimiento de sus presupuestos mensuales, he visto que es algo habitual.

Todos los meses no son iguales y tenemos que preveer esto.

También es importante ver los totales anuales de cada partida para tener una idea clara de adónde va nuestro dinero. Un gasto de 100 euros al mes puede parecer poco pero al final de año suma un gasto de 1.200 euros.

Si queremos ser capaces de tomar decisiones basadas en nuestros propios números, tendremos que poder tener un conocimiento completo de nuestras finanzas.

El objetivo de esta plantilla de control de gastos es ceñirse a los números más importantes, el resto es sólo ruido. La regla de oro de las finanzas personales (la única matemática que realmente necesitas saber) es que el total de ingresos menos el total de gastos es igual a lo que queda de beneficio.

Ingreso total – Gastos totales = Beneficio (ganancia)

Bastante lógico, ¿no?. Pues muchas veces se nos escapa.

Lo que dejo fuera de la plantilla

Para mantener nuestra hoja de cálculo lo más simple posible, dejamos fuera los detalles que no nos aportan información relevante.

No tenemos totales trimestrales (para la mayoría de nosotros, un total trimestral no significa mucho). No hay porcentajes pero sí subtotales de añgunas partidas. Queremos que la plantilla de presupuesto sea fácil de manejar sin estropear las ecuaciones o correr el riesgo de totales incorrectos.

Cómo usar la plantilla de control de gastos

Hay dos secciones diferenciadas en la plantilla. La primera es la de ingresos y previsión de entradas. Aquí, debes trazar un mapa de lo que se espera que sean tus ingresos y gastos para los próximos doce meses.

Por partes.

Empieza con tus ingresos.

Lo primero es indicar con el dinero que empiezas en la cuenta de banco dedicada a la empresa. A partir de esta casilla se irán calculando el cashflow de la cuenta empresa.

Cada fuente de ingresos tendrá su propia fila. Si recibes un salario, usa la cantidad que realmente llega a tu cuenta bancaria, no tu salario antes de impuestos dividido entre doce. Si eres un freelance, autónomo o ganas una comisión, te recomiendo que las estimaciones sean conservadoras al estimar lo que ganarás cada mes.

Por ejemplo;

En este caso vemos que nuestro año empieza con 1000€ en la cuenta bancaria.

En la sección de “Clientes recurrentes” incluyo 2 clientes a modo de ejemplo que han contratado servicios para todo el año (o esa es mi previsión).

La empresa de plásticos me ha contratado un servicio SEO de 350€ al mes y la tienda de ropa un servicio de 450€ al mes. De esta manera, ya puedo empezar a ver cuanto iré generando mensualmente y cuanto negocio debo generar para llegar a mis objetivos.

Cuando trabajas por cuenta ajena es fácil que tengas un proveedor de clientes que te interesa monitorizar de forma individual, si este es el caso, dispones de una sección donde incluir los proyectos y ver cuanto te genera cada mes ese proveedor en concreto.

Lo mismo en el caso de disponer de distintas fuentes de ingresos, la plantilla te permite tenerlas segmentadas por partidas o secciones. Después de un tiempo incluí los totales por partidas para tener una visión más clara de que tipos de negocio me estaban generando más ingresos.

Una vez tengas todas las casillas rellenadas tendrás una visión de los ingresos brutos anuales y de la media de ganacias mensuales con un simple vistazo.

Listado de gastos

Ahora, haz lo mismo para cada uno de los gastos.

Personaliza las categorías según tus necesidades, recuerda simplificar todo lo que puedas.

Por ejemplo, en lugar de listar compra de mesa, silla, ordenador, ratón, etc. puedes poner “gastos oficina”, así evitarás tener una hoja de cálculo infinita.

Ir revisando la cuenta bancaria es la mejor forma para no olvidar en que estamos gastando el dinero.

En este punto, con los gastos introducidos ya podrás ver el total de ingresos y gastos mensuales.

A menudo pasa que no nos gustan los números que vemos, pero lo bueno, es que es fácil localizar donde están las partidas a mejorar. Ahora ya sabemos lo que está sucediendo, podemos hacer ajustes y mejorar la salud de nuestras finanzas.

Beneficios reales

Un detalle muy importante en cualquier negocio es conocer el beneficio real de lo que estás facturando, si has ganado 300.000€ de euros pero tus gastos son 100.000€ es importante que puedas ver a simple vista que tu beneficio real son 200.000€.

Por eso, uno de los campos que más me interesa en la plantilla es el de beneficios reales a final de año.

NOTA: Es importante disponer de una cuenta bancaria destinada solo a los negocios, disponer de una cuenta bancaria profesional y personal separadas facilita la gestión de las entradas y salidas. Es la manera de tener un control más claro y proyectar cuánto necesitas facturar para mantener el negocio a flote.

Por qué usar una plantilla de control de gastos e ingresos es esencial

Cuando sabemos lo que queremos que ocurra con nuestro negocio o dinero (tener un plan de gastos) y luego rastrear a dónde va nuestro dinero (seguir con ese plan), se genera una sensación de control muy satisfactoria.

Una de los primeros objetivos en tu trabajo, es llegar a alcanzar nuestras metas financieras.

Una de las grandes ventajas de mantener actualizada una plantilla de gastos es que podemos destinar dinero en partidas que queremos o necesitamos sin perder el control. Cuando no tenemos un plan (y por lo tanto no sabemos cuánto gastar), nuestros gastos no esenciales pueden hacernos sentir sin rumbo.

Si sé cuánto quiero gastar, puedo decidir si cambiarme el ordenador, cambiar mi mesa de trabajo o darme un masaje. Estoy gastando mi dinero conscientemente y puedo disfrutarlo de verdad. Sin un plan, a menudo estamos derrochando y no invertimos correctamente. Eso es lo que no queremos.

En resumen, los controles de gastos pueden ser un poco intimidantes al principio, pero son una herramienta esencial que podemos usar para mejorar drásticamente la salud financiera de nuestro negocio.